TATA RUANG KANTOR

TATA RUANG KANTOR

1. A.    Pedoman letak

Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan. Pengaturan perabor kantor, alat-alat, dan mesin kantor hendaknya tepat dalam mengambil tempat yang berhubungan dengan prosedur kerja dan penggunakan perlengkapan kantor yang tersedia. Sedangkan pengaturan tempat kerja atau ruangan harus disesuaikan dengan suasana kerja, segi pengawasan, dan human relation antar pegawai maupun dengan piimpinan kantor.

Namun di Sekolah Dasar Laboratorium Universitas Negeri Malang (UM) tidak menggunakan tata cara penyusunan tata letak ruang kantor, hal tersebut terjadi  karena kedala yang dihadapi oleh sekolah yaitu tentang kurangnya lahan sekolah untuk membangun ruangan yang dibutuhkan oleh sekolah ini. Seharusnya pedoman tata ruang kantor yang benar dalam penyusunan ruangan di sekolah yaitu harus berdekatan antara ruang kepala sekolah, ruang TU, dan ruang guru, hal tersebut dapat menunjang proses aktifitas kantor yang akan dilakukan. Untuk pengaturan tata ruang tata usaha di sekolah ini belum memenuhi syarat atau standar yang telah ditentukan, hal tersebut dapat tejadi karena kurangnya ruangan yang direalisasikan dari UM.

Dengan pengaturan tata ruang tata usaha yang belum benar maka akan terjadi kerancuan dalam melakukan aktifitas kantor, sebagai contoh dampak yang akan terjadi jika tidak ditata sesuai dengan pedoman tata letak yaitu kalau ada rapat yang akan diselenggarakan di sekolah ini maka tidak disampaikan secara lisan namun disampaikan dari mulut ke mulut, selanjutnya pegawai maupun staf sekolah tidak akan semua dapat mengikuti rapat tersebut karena ada beberapa guru bidang studi yang sudah meninggalkan sekolah karena jam mengajar mereka telah habis.

Sebagai langkah awal dalam merencanakan ruang kantor adalah perlu diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuan-satuan yang lainnya dan memperhatikan sifat pekerjaan. Hal itu perlu dilakukan dalam menetukan letak dan susunan yang tepat bagi satuan tersebut. Beberapa pedoman yang harus diperhatikan dalam menetukan letak, yakni:

• Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya khusus melayani publik hendaknya diletakkan di tempat yang mudah didatangi oleh publik. Namun di sekolah ini ruang tata usahanya agak jauh dari jangkauan publik. Seharusnya ruang tata usaha letaknya lebih dekat dan mudah diakses oleh publik.
• Satuan-satuan pekerjaan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Namun ruangan yang memeliki satuan kerja yang erat tidak sesuai dengan pedoman yang ditentukan, karena ruangannya terpisah, seharusnya ruangan tersebut jadi satu sehingga dapat memudahkan koordinasi antar pegawai-pegawai lainnya.
• Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi tersebut hendaknya diberi tempat di tengah sehingga satuan-satuan  lainnya dapat mudah menghubungi. Di sekolah ini sudah memenuhi pedoman yang telah ditetapkan.
• Satuan kerja yang bersifat gaduh hendaknya dijauhkan dari satuan lain. Di sekolah ini sudah memenuhi pedoman yang telah ditetapkan.

1. B.     ASAS TATA RUANG KANTOR
2. Asas Jarak Terpendek

Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya. Pada SD LAB UM dapat disimpulkan, untuk letak masing-masing staf sudah baik, yakni bagian depan ditempati oleh staf bendahara yang bertugas mencatat, merekap keuangan siswa, membuat laporan keuangan siswa, membuat daftar gaji guru beserta pegawai, mengerjakan tugas lain yang diberi oleh atasan dan kepala sekolah. Staf persuratan/arsip bertugas menerima surat masuk, mengagendakan surat masuk dan keluar, mengarsipkan surat masuk dan keluar. Pada posisi tengah ditempati oleh staf urusan kesiswaan dan perlengkapan yang bertanggung jawab terhadap buku induk siswa, administrasi kesiswaan, perlengkapan dan barang sekolah. Pada posisi belakang ditempati oleh kepala tata usaha yang bertangggung jawab terhadap semua kegiatan keadministrasian sekolah dan melaporkan kegiatan keadministrasian sekolah kepada kepala sekolah. Berdasarkan acuan asas jarak terpendek dan kondisi yang ada pada SD LAB UM, kami rasa untuk koordinasi antar staf sudah cukup baik, namun ada kendala yang membuat ruang gerak yang terlalu sempit.

1. Asas Rangkaian Kerja

Tata ruang kantor yang baik menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Proses pekerjaan harus harus bergerak majudan bukan bergerak mundur atau menyilang. Pada SD LAB UM, rangkaian kerja yang diterapkan kurang baik, karena anatara ruang tata usaha dan ruang kepala sekolah berjauhan, sehingga komunikasi antara para staf tata usaha dengan kepala sekolah kurang efktif.

1. Asas Segenap Ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai. Di sekolah ini tidak ada ruangan yang tidak memiliki fungsi, karena sekolah ini kekurangan ruangan maka semua ruangan yang telah ditetapkan fungsinya telah terpakai. Hendaknya di sekolah ini memiliki cukup ruang untuk akftifitas kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor.

1.  Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel dan tidak bersifat permanen. Namun di sekolah ini bersifat permanen, penyusunan tata ruang tata usaha tidak pernah dirubah penyusunannya, hal tersebut terjadi karena kurangnya ruangan yang ada di sekolah ini. 

1. C.    JENIS TATA RUANG

Jenis tata ruang yang digunakan di SD LAB UM adalah jenis tata ruang terbuka, yang didalamnya terdapat beberapa seksi/bagian yang bekerjasama tanpa dibatasi sekat, dikarenakan luas kantor yang terbatas jenis tata ruang terbuka cocok digunakan pada ruangan yang lahanya terbatas dan cukup dibatasi dengan perabot kantor (almari, meja kerja), tetapi pada tata ruang terbuka yang dimiliki oleh SD LAB UM juga memiliki kekurangan yakni kebisingan umum disebabkan pergerakan umum atau gangguan tamu.

D. TEKNIK TATA LETAK

            Teknik tata ruang yang dapat kelompok deskripsikan dari SD LAB UM, tidak ada teknik khusus yang digunakan dalam tata ruang di SD LAB UM, jadi dapat disimpulkan bahwa teknik tata letak dalam menyusun kantor di SD LAB UM dapat dikategorikan kurang, hal ini terindikasi dari kendala-kendala yang ada, di SD LAB UM belum ada kantor umum yang memfasilitasi para tenaga pendidik hanya terdapat kantor untuk ruang tenaga administrasi saja dengan ukuran 2,7m x 8m dan ruang khusus kepala sekolah dengan ukuran 8m x 7m maka dari itu kelompok tidak mendapatkan informasi tentang teknik tata ruang dalam menyusun ruangan kantor  yang sesuai dengan teori yang kelompok ketahui dari perkuliahan manajemen perkantoran, apabila kami sesuaikan dengan teori di tempat kami mengadakan observasi, meja kerja yang semestinya disusun menurut garis lurus dan menghadap ke arah yang sama, masih belum kami dapatkan, bagian yang bekerja sama letaknya harus berdekatan, bagian pelaksanaan yang penting harus berdekatan dengan kamar pimpinan, dan di SD LAB UM sendiri untuk ruang kepala sekolah ada sendiri dengan jarak yang cukup jauh dengan kantor tenaga administrasi sekolah,  bagian yang melayani masyarakat banyak (public) ditempatkan di depan, untuk bagian yang melayani masyarakat seperti halnya tenaga administrasi sekolah menurut kelompok masih kurang efektif apabila merujuk pada teori karena letak ruangan tenaga administrasi yang merupakan bagian utama yang langsung berhadapan dengan kepentingan umum tempatnya terlalu menjorok ke dalam, ruang rapat harus diletakkan di bagian gedung yang bersusunan tenang, sedangkan di SD LAB UM belum ada ruang khusus untuk rapat sehingga dalam penyelenggaraan rapat meminjam tempat kelas-kelas yang digunakan untuk kegiatan belajar mengajar, harus terdapat ruangan arsip untuk mengumpulkan arsip dari semua bagian untuk ruangan arsip di SD LAB UM masih belum ada ruang arsip khusus sehingga penempatan untuk arsip-arsip masi dikumpulkan menjadi satu dengan ruang tenaga administrasi,  teknik-teknik dalam menyusun kantor yang kami ketahui dari mata perkuliahan manajemen perkantoran masih belum ada dan belum dapat  diterapkan secara optimal, sehingga para pegawai tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien, hal tersebut terjadi karena kendalanya, di SD LAB UM masih belum ada kantor khusus untuk para tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang sesuai standar, dan hingga saat ini, di SD LAB UM masi menggunakan kantor yang tersedia saja,

E. FAKTOR PENDUKUNG EFISIENSI

Faktor pendukung dalam tata ruang kantor yang juga perlu untuk diperhatikan yang dapat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran adalah cahaya, penerangan, warna, udara, suara/musik, dekorasi, dan kebersihan.

Cahaya penerangan

Ruang kantor yang dapat kelompok amati di SD LAB UM hanya ruang kantor tenaga administrasi dan ruang kepala sekolah,  dan cahaya yang ada apabila disesuaikan dengan teori cahaya yang digunakan adalah cahaya setengah langsung cahaya yang dipancarkan sumber penerangan arahnya tidak langsung kebidang yang diterangi dan sebagian dipancarkan ke yang lain. Hal ini berarti bahwa 60% hingga 90% cahaya diarahkan kebidang kerja dan selebihnya diarahkan ke langit-langit, dan menurut pendapat personalia di kantor SD LAB UM pencahayaan yang sudah cukup menerangi dan cukup mendukung dalam keterlaksaan dan proses kegiatan di kantor tersebut walaupun ruang kantor yang tersedia belum memenuhi standart yang ada.

Warna

Warna mempercantik kantor dan memperbaiki kondisi di mana pekerjaan kantor itu dilakukan. Warna bersama cahaya adalah faktor yang memeprtinggi efisiensi. Melalui warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat kantor, maka kegembiraan dan ketenangan kerja terpelihara, serta mencegah kesilaun yang mungkin cahaya yang berlebihan. Warna yang serasi akan menimbulkan keindahan, kegairahan, dan kenikmatan dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Warna merah, kuning, dan oranye  dianggap sebagai warna panas yang dapat menimbulkan efek psikologis untuk merangsang perasaan hangat dan gembira. Sebaliknya warna sejuk seperti biru, violet, dan hijau tua menimbulkan pengaruh ketenangan atau ketentraman yang dapat mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah. Sehingga warna memiliki sifat yang memberikan keindahan, arti psikologis, dan sekaligus juga arti ekonomis. Untuk Indonesia sebaiknya digunakan warna redup seperti biru, hijau, abu-abu. Namun pada kantor  SD LAB UM tidak terdapat warna yang mempercantik atau memperbaiki keadaan kantor, karena ruang yang digunakan untuk kantor masi terbatas.

Udara

Untuk udara pada ruang kantor SD LAB UM, dapat dikatan mempunyai udara dengan sirkulasi udara yang berkelanjutan namun kondisi ruangan yang sempit mempengaruhi terhadap sirkulasi udara yang berkelnjutan sehingga keadaan udara di kantor SD LAB UM dapat dikategorikan kurang.

Suara dan Musik

Kantor yang gaduh jarang disebut sebagai kantor yang efisien, karena tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Bunyi gaduh, ribut, bising, dan ramai akan mengganggu konsentrasi kerja pegawai. Pengaruh suara gaduh dalam waktu yang relatif singkat belum terasa, akan tetapi setelah jangka waktu tertentu orang akan menjadi sangat lelah dan lekas marah. Untuk menghindari kebisingan, satuan tugas yang seperti mesin atau alat gaduh diletakkan pada tempat khusus dan diberi peredam suara dengan karton tebal berlobang pada dinding/lantai, serta memberi lapisan karet busa tipis di bawah mesin ketik. Untuk kantor di SD LAB UM, karena ruang kantor yang sempit mempengaruhi terhadap timbulnya bunyi bising dan ramai yang cukup mengganggu terhadap kefektifan pekerjaan masing-masing karyawan atau staf.

Dekorasi.

SD LAB UM belum terdapat dekorasi sesuai standart yang menciptakan suasana ruang kerja perkantoran melalui pemasangan gorden yang menarik dalam ruangan. Dekorasi melalui pemasangan gorden, lantai dengan hamparan permadani , dinding yang dihiasi dengan lukisan-lukisan yang indah, dan pohon-pohon hias dan bunga-bungaan hanya terdapat pada ruang khusus kepala sekolah dan belum terdapat pada ruang tenaga administrasi sekolah, dan untuk gambar yang berkaitan dengan fungsi dan tugas kantor belum ada, jadi dapat kelompok simpulkan bahwa untuk dekorasi yang dapat mendukung terciptanya suasana nyaman dan indah dalam ruang kantor di SD LAB UM masih kurang.

Kebersihan

Untuk kebersihan di lingkungan SD LAB UM khususnya di ruang kantor yang kami amati yaitu ruang kantor tenaga administrasi dan ruang kantor khusus kepala sekolah sudah baik, karena di SD LAB UM terdapat petugaskebersihan  khusus yang menangani kebersihan di lingkungan sekolah SD LAB UM khususnya ruang kantor yang menjadi objek observasi.

F. LINGKUNGAN FISIK

            Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik dalam kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan ide/gagasan inovasi baru untuk kemajuan lembaga.  Namun yang terjadi di SD Laboratorium UM masih jauh dari kenyamanan dikarenakan

• UKS masih belum menggunakan tenaga ahli yang khusus bekerja untuk menangani siswa-siswa yang sakit, akan tetapi masih menggunakan jasa guru olahraga untuk merangkap sebagai tenaga UKS, untuk kotak obat sudah cukup baik.
• Tempat air minum (dispenser) terdapat hanya pada ruang kepala sekolah saja sehingga dirasa masih kurang.
• Dapur masih belum tersedia dikarenakan keterbatasan ruang
• Tempat pakaian basah juga masih belum tersedia
• Lantai atau gang yang terdapat disana juga tidak terlalu licin sehingga masih baik digunakan untuk murid setingkat SD
• Sebagian tangga yang ada sudah diberi pegangan tetapi masih ada tangga yang tidak diberi pegangan dan bagian terbuka telah diberi pagar
• Mesin berbahaya sebagian sudah diberi pelindung tetapi juga masih ada yang membahayakan murid sehingga dirasa kurang mendapat perhatian
• Alarm dan pemadam kebakaran masih dirasa kurang
• Telepon dirasa sudah cukup, terdapat di ruang TU, dan kepala sekolah
• Pintu darurat untuk keadaan bahaya tidak ada, semestinya minimal ada 2 pintu darurat yang harus dimiliki oleh sekolah

Sehingga dapat disimpulkan bahwa lingkungan fisik yang ada di SD Laboratorium UM dirasa cukup akan tetapi masih sangat perlu dilakukan pembenahan dan pemenuhan standar-standar yang ada.

BAB III

MANAJEMEN KEARSIPAN

1. A.    Asas Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan salah satu unsur yang sangat menunjang dalam pengambilan keputusan, maka arsip harus selalu tersedia ketika diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan. Penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan penggunaan informasi. Terdapat tiga penyimpanan arsip kantor, yakni penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua asas.

Di SD Laboratorium UM asas yang digunakan dalam penyimpanan arsip adalah asas sentralisasi (terpusat). Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2011: 110) “Asas sentralisasi merupakan penyelenggaraan dan penyimpanan arsip dalam satu lokasi di suatu kantor”. Hal ini memang sesuai dengan fakta yang terdapat di SD Laboratorium UM, hanya saja tidak terdapat ruang khusus untuk penyimpanan arsip. Faktor-faktor yang menjadi pertimbangan sehingga SD Laboratorium UM memilih asas sentralisasi yaitu supaya jalurnya satu tempat, pencariannya mudah, dan lebih fokus.

Setiap asas yang digunakan memiliki kelebihan serta kerugian masing-masing. Menurut SD Laboratorium UM manfaat/kelebihan dari penggunaan asas sentralisasi pada penyimpanan arsipnya yaitu bisa satu tempat, sehingga menghemat waktu karena pencariannya lebih mudah. Sedangkan kerugian dari penggunaan asas sentralisasi itu sendiri menurut SD Laboratorium UM tidak ada. Tetapi tempat atau ruangan untuk menyimpan arsip masih kurang serta petugas khusus untuk mengurus arsip juga belum ada, sehingga saat ini bidang kearsipannya masih di bantu oleh bagian surat menyurat. Rencananya akan segera diadakan petugas khusus arsip untuk mengelola arsip dengan benar, efektif, dan efisien.

1. B.     Sistem Penyimpanan Arsip

10

Sistem penyimpanan arsip atau Filing System adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmaryanti, 2003). Tujuan dari penataan arsip atau berkas menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2011: 113) adalah:

1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

Senada dengan pernyataan di atas, tujuan dari penataan arsip di SD Laboratorium UM yaitu supaya data bisa dicari dengan lebih mudah. Seperti halnya data-data arsip yang terpusat pada satu tempat, yakni di ruang Tata Usaha. Sedangkan sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem masalah/perihal/subjek yang merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan organisasi yang menggunakan sitem ini (Sedarmayanti, 2003). Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam satu daftar yang disebut daftar indeks. Penyimpanan arsip di SD Laboratorium UM sesuai dengan kode surat. Misalnya: surat untuk Tata Usaha menggunakan kode TU, dan surat untuk Kemahasiswaan menggunakan kode KM. dengan sistem penyimpanan seperti itu akan lebih memudahkan petugas SD Laboratorium UM dalam mencari arsip.

1. C.    Prosedur Filling

Filling yaitu langkah atau usaha mengolah kumpulan warkat atau naskah yang mengandung informasi  atau nilai sejarah berdasarkan suatu sistem tertentu. Sedangkan warkat ialah setiap catatan tertulis, bergambar, dan terekam yang berisi keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu ingatan seseorang/ instansi/ lembaga. Warkat terdiri atas 2 macam yaitu warkat dinamis dan statis.

             Menurut hasil penelitian yang kami lakukan di SD Laboratorium UM yang termasuk warkat dinamis diantaranya yaitu SK (Surat Keputusan), akta yayasan, akta pendirian, surat-surat sekolah, sedangkan yang termasuk dalam warkat statis menurut teori adalah warkat yang sudah tidak digunakan lagi untuk penyelenggaraan tugas sehari-hari, namun  menurut sekolah saat ini warkat statis belum ada, karena arsip alumni-alumni termasuk dalam warkat dinamis dengan alasan masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

            Kegiatan prosedur filling di sekolah tersebut untuk saat ini belum ada bagian khusus yang menangani tentang kearsipan, sehingga masih dikerjakan oleh bagian surat menyurat dan proses kegiatannya kurang memenuhi standart, akan tetapi KTS (Kartu Tunjuk silang) di sekolah tersebut masih belum ada. Namun dengan keadaan kegiatan prosedur filling seperti itu sekolah sudah memperoleh data dengan mudah dan cepat, namun hambatan yang dialami dalam kegiatan prosedur filling di sekolah tersebut adalah kegiatan masih dilakukan oleh bagian surat menyurat belum ada bagian khusus untuk kearsipan dan kunci arsip masih dibawa oleh orang yang bersangkutan di bagian surat menyurat belum ada satu orang yang bertanggung jawab atas kearsipan di sekolah.

            Di SD Lebaoratorium UM yang berwenang menentukan suatu warkat menjadi arsip statis belum ada bagian khusus yang menangani hal tersebut sehingga yang berwewenang adalah Kepala Sekolah, bagian surat menyurat atau pegawai Tata Usaha. Antara teori dengan kenyataan yang ada di lapangan bahwa kegiatan prosedur filling di sekolah tersebut masih kurang memenuhi standart karena proses kegiatan yang dilakukan belum ada penanggung jawab yang khusus menangani tentang kearsipan.

1. D.    Peralatan Penyimpanan Arsip

Pada sebuah file atau dokumen perlu dicatat, diberkaskan, disimpan, dan ditemubalikan untuk keperluan kedinasan. Kegiatan tersebut tentunya memerlukan perlengkapan dan peralatan penyimpaan beserta prosedur pengolahannya.

            Pada sekolah yang kami lakukan penelitian peralatan penyimpanan arsip masih jadi satu dengan ruang Tata Usaha yang ukurannya kecil, karena sekolah tidak memiliki ruangan khusus untuk kearsipan maka ruang tata usaha ditambah dengan kearsipan sehingga ruangan terkesan sempit. Pada arsip jenis dinamis sekolah menyimpannya dengan menggunkan map plastik, map gantung, maupun CD sesuai kebutuhan dan menurut sekolah faktor yang patut dipertimbangkan sebelum membeli peralatan penyimpanan arsip relatif standart seperti kesetaraan peralatan, efisiensi, kualitas, dan nilai ekonomis peralatan yang berorientasi jangka panjang.

            Sekolah masih menggunakan peralatan penyimpanan arsip manual yaitu dengan filling cabinet. Dengan menggunakan jenis penyimpanan filling cabinet menurut sekolah kelebihannya adalah mudah dalam pencatatan dan mencari data, namun kekurangannya yaitu ribet karena masih sistem manual. Pertimbangan keputusan menggunakan peralatan penyimpanan arsip yaitu agar data lebih mudah dicari. Antara teori dengan fakta atau keadaan nyata dilapangan bahwa peralatan penyimpanan arsip di SD Laboraturium UM belum sesuai dan masih minim fasilitas dan pengadaan di sekolah tersebut. Maka perlu diadakan penanganan untuk menindaklanjutin tentang peralatan penyimpanan arsip.

1. E.     Personil Kearsipan

Personil kearsipan merupakan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengelola bagian kearsipan disuatu lembaga/organisasi. Di SD Laboratorium UM bagian kearsipan yang urgen ini masih belum ada. Pengelolaan arsip ditangani oleh staff  Administrasi Sekolah bagian tata persuratan. Akan tetapi menurut Zulkarnain (2011:124) “Sehubungan dengan rumitnya mekanisme proses dan prosedur administrasi kearsipan yang terus berubah sesuai dengan kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan, maka penataan, pemeliharaan sampai dengan penyusutan arsip memerlukan tenaga terampil dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip”. Oleh karena hal tersebut SD Laboratorium UM dirasa kurang baik, karena pengelola bagian arsip sangat diperlukan untuk menjaga dokumen-dokumen penting serta prevasi suatu lembaga yaitu SD Laboratorium UM. Mengingat arsip menurut Qosim (2010) merupakan “Dokumen yang digunakan sebagai alat dan sekaligus sebagai bukti terselenggaranya suatu aktifitas lembaga ataupun organisasi”.

       Peran dengan tugas pengelola arsip dan surat menyurat di SD Laboratorium UM yaitu membuat surat, kebutuhan agenda, dan menyimpan arsip. Sehingga personil bagian kearsipan di SD ini dirasa kurang mencukupi. Pegawai bagian tata persuratan yang berperan rangkap sebagai pengelola arsip akan kesulitan menangani keduanya, apalagi bagian kearsipan belum dikuasai secara mendalam karena bukan bidangnya. Sedangkan peran pengelola arsip menurut Zulkarnain (2011: 124) diantaranya:

• Menjadikan informasi yang terekam akan tersedia ketika diperlukan oleh pihak yang berwenang atau berkepentingan.
• Melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan atau penyalahgunaan, serta pencurian.

Sehingga dapat terlihat pengelolaan bagian ini kurang berperan sebagaimana mestinya. Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Tentunya keberadaan pegawai arsip ini yang diperlukan menyangkut perannya yang  begitu penting.

Untuk menjadi pengelola arsip di SD Laboratorium UM yang menjadi prasyaratnya yaitu dapat melaksanakan semua sistem administrasi sekolah, cakap dalam pembuatan surat menyurat, dan biasanya untuk surat menyurat drafnya sudah ada, petugas hanya tinggal mengganti sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan menurut pegawai pengelola arsip perlu ditunjang beberapa faktor seperti “Pemahaman tentang manajemen organisasi dan administrasi kearsipan dan latar belakang pendidikan sesuai dengan resiko atau tanggung jawab kerja, serta memilki sikap dan perilaku sesuai, yakni: kejujuran menyimpan rahasia organisasi; cerdas berdaya ingatan tinggi; teliti tekun dan cekatan; serta kreatif dan disiplin dalammenciptakan kerapian di ruang arsip” (Zulkarnain, 2011:124).

Adapun usaha dalam meningkatkan staff pengelola administrasi SD Laboratorium UM yaitu dengan mengikut sertakan pegawai dalam pelatihan mengenai tata persuratan dan kearsipan. Meskipun dalam kenyataannya pelatihan tesebut sangatlah jarang karena arsiparis masih dianggap belum begitu diperhitungkan, dan cukup dengan staff administrasi sekolah saja.

1. F.     Arsip Elektronik

            Ada beberapa wujud dari arsip, yaitu salah satunya arsip elektronik yang lebih praktis. Menurut Zulkarnain (2011:125) “Arsip elektronik atau arsip digital merupakan arsip yang telah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media”.  Begitupun di dalam SD Laboratorium UM yang juga memilki arsip elektronik. Bentuk arsip tersebut berupa dokumen-dokumen seperti surat-surat dalam bentuk digital dan foto-foto sebagai hasil dokumentasi suatu kegiatan atau program.

Pengelolaan arsip elektronik  di SD Laboratorium UM yaitu setelah data digital diperoleh maka langsung diproses. Media penyimpanan yang digunakan biasanya menggunakan CD. Data-data yang diterima langsung disimpan, dimasukkan disesuaikan dengan waktu dokumen tersebut dibuat. Sedangkan menurut Zulkarnain (2011:125) “Arsip elektronik atau arsip digital merupakan arsip yang telah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan peralatan scanner kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip  disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti hard disk, CD, DVD dsb”. Di SD Laboratorium UM dalam bagian kearsipan khususnya elektronik dirasa cukup akan tetapi dalam pengelolaanya dibutuhkan manajemen yang lebih tertata dalam pengelompokan dan pengelolaannya karena media penyimpanannya kurang dapat dituju secara langsung. Dan juga kendala belum ada pengelolanya secara khusus.

Usaha dalam melindungi arsip elektronik oleh pengelola kearsipan di SD Laboratorium yaitu dengan menyimpan media penyimpanannya yang berbentuk CD dengan sebaik mungkin , ditempatkan ditempat yang bersih supaya tidak lembab.

Manfaat dari penggunaan arsip elektronik ini karena dalam penggunaan tempatnya lebih praktis, dengan CD akan lebih mengirit tempat dan  biaya. Sedangkan keuntungan Arsip Elektronik menurut Daryono (2011) Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah:

1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

1. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

1. Efisiensi waktu akses

Metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini dipengaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

1. Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

1. Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik akan memudahkan melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

1. G.    Proses Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau memindahkan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi atau arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Kegiatan ini membutuhkan kesungguhan dan ketelitian yang tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun, serta juga memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Tujuan dilakukannya pemusnahan arsip adalah untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan daur hidup arsip, sejak diciptakan kemudian dikelola dan akhirnya dimusnahkan.

Setelah kami melakukan observasi di SD Laboratorium UM, pihak sekolah menjelaskan bahwa proses pemusnahan arsip telah dilakukan namun hanya secara umum saja, dalam hal ini proses pemusnahannya belum mengacu pada prosedur, metode, dan langkah-langkah yang mengacu pada teori pemusnahan arsip. Kendala utamanya adalah karena di sekolah ini belum ada tenaga khusus yang menangani tentang kearsipan. Berkaitan dengan pemusnahan arsip pihak sekolah hanya menyeleksi jika terdapat arsip yang tidak mempunyai nilai guna maka akan dimusnahkan. Tetapi tidak pernah menyiapkan prosedur guna menetapkan metode pemusnahan yang paling sesuai untuk diterapkan di sekolah. Selain itu belum terdapat adanya berita acara berkaitan dengan proses pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara yang sangat sederhana yakni jika ada arsip yang dirasa tidak ada lagi nilai guna maka akan dimusnahkan, dan diserahkan kepada pihak yang membutuhkan kertas-kertas yang sudah tidak terpakai lagi oleh sekolah tersebut.